Advies 2024/005
29/11/2024
Vraagstelling:
Moeten de notulen van een carensvergadering voor een authentieke wijziging ook authentiek vastgesteld worden, of mag deze onderhands?
Toepasselijke wetsbepalingen:
Art. 2:5 §4 WVV:
“Iedere statutenwijziging moet, op straffe van nietigheid, gebeuren in de vorm die voor de oprichtingsakte is vereist.”
“De algemene vergadering heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in de statuten.
De algemene vergadering kan over wijzigingen in de statuten alleen dan geldig beraadslagen en besluiten, wanneer de voorgestelde wijzigingen nauwkeurig zijn aangegeven in de oproeping en wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste de helft van het totaal aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen.
Is de laatste voorwaarde niet nageleefd, dan is een tweede bijeenroeping nodig en de nieuwe vergadering beraadslaagt en besluit op geldige wijze, ongeacht het door de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders vertegenwoordigde aantal aandelen.
Een wijziging is alleen dan aangenomen, wanneer zij drie vierde van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend.”
“De algemene vergadering heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in de statuten.
De algemene vergadering kan over wijzigingen in de statuten alleen dan op geldige wijze beraadslagen en besluiten, wanneer de voorgestelde wijzigingen nauwkeurig zijn aangegeven in de oproeping en wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste de helft van het kapitaal vertegenwoordigen. Is de laatste voorwaarde niet vervuld, dan is een tweede bijeenroeping nodig en de nieuwe vergadering beraadslaagt en besluit op geldige wijze, ongeacht het door de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders vertegenwoordigde deel van het kapitaal.
Een wijziging is alleen dan aangenomen, wanneer zij drie vierden van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend.”
Relevante rechtsleer:
DE BAUW F., Les assemblées générales dans les sociétés anonymes, Brussel, Bruylant, 1996, nr. 367, 166.
FRANCK P.A., Manuel pratique des assemblées générales d ‘actionnaires dans les sociétés anonymes, Bruxelles, Editions l’ Avenir, 1944, nr. 546, 199.
RESTEAU CH., Traité des Sociétés Anonymes, Deel II, Polydore Pée, Brussel, 1933, nr. 1286, 412-413.
RESTEAU CH., BENOîT-MOURY A. ET GREGOIRE A., Traité des Sociétés Anonymes, Tome II, Bruxelles, Swinnen, 1982, nr. 1286, 483.
Kadering van de problematiek:
In het notariaat bestaat discussie of de notulen van een algemene vergadering van ontstentenis (carensvergadering), van een authentieke wijziging, waarvan vooraf met zekerheid geweten is dat het voor die vergadering vereiste quorum niet zal worden behaald, in authentieke vorm dient te worden verleden.
Op het eerste gezicht lijkt het dat een authentieke akte enkel wettelijk vereist is indien de statuten worden gewijzigd en indien het WVV de authentieke vorm heeft voorgeschreven voor de oprichtingsakte, of indien dit vereist is omwille van een andere wettelijke bepaling[1]. Wij gaan in dit advies hier dieper op in.
Bespreking:
Bepaalde rechtsgeleerden nemen aan dat de notulen van een algemene vergadering van ontstentenis, waarop een authentieke wijziging geagendeerd staat, in authentieke vorm moet worden vastgesteld.[2]
DE BAUW geeft hierbij aan dat indien de algemene vergadering vaststelt dat de vergadering niet in getal is om geldig te beraadslagen, de ontstentenis formeel moet worden vastgesteld, een proces-verbaal dient te worden opgemaakt van deze vaststelling en de zitting moet worden opgeheven. De notulen van deze algemene vergadering moeten volgens hem authentiek worden opgemaakt.
De reden voor deze verplichting bestaat er volgens hem in dat de notaris op de tweede algemene vergadering moet kunnen vaststellen dat deze geldig is bijeengekomen en dat alle wettelijke voorwaarden voor de rechtsgeldige besluitvorming zijn vervuld. Indien de tweede algemene vergadering immers evenmin het vereiste quorum behaalt, dan kan zij toch geldig beslissen omdat reeds een carensvergadering werd gehouden. Indien het houden van een carensvergadering evenwel niet werd vastgesteld in een authentieke akte, dan zijn er volgens hem onvoldoende bewijsstukken voorhanden waarop de notaris zich kan steunen om de wettigheid van de besluitvorming op de tweede algemene vergadering te akteren. De vaststelling van de naleving van de wettelijke voorschriften kan in geval van ontstentenis op een eerste vergadering slechts blijken uit de samenlezing van de notulen van beide algemene vergaderingen, wat voor gevolg heeft dat beide algemene vergaderingen authentiek moeten worden genotuleerd.[3]
Een authentieke bevestiging van een onderhands gehouden carensvergadering is volgens RESTEAU daarentegen enkel mogelijk mits authentieke beslissing van een geldig samengestelde algemene vergadering. Indien de tweede algemene vergadering nog steeds niet het vereiste quorum bereikt, biedt dit geen meerwaarde aangezien men eerst een algemene vergadering zou moeten bijeenroepen ter bekrachtiging van de eerste vergadering (die bovendien in getal moet zijn, anders moet ook daarvoor een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen). Tot slot kan dan pas een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen voor de geplande authentieke wijziging.
In het kader van de bewijswaarde van een carensvergadering heeft een authentieke vaststelling van de carensvergadering ongetwijfeld een meerwaarde. Echter, vereisen dat de notulen van een carensvergadering authentiek moeten worden vastgesteld, voegt een voorwaarde toe aan de wettekst waarin deze niet voorziet. Om de regelmatigheid van een carensvergadering te kunnen beoordelen, zal men een beroep moeten doen op de notulen van de eerste vergadering. Met andere woorden, het bewijs dat de door de wet vereiste formaliteiten zijn vervuld opdat op de tweede vergadering rechtsgeldig kan worden besloten, kan alleen worden verkregen door de notulen van de twee vergaderingen samen te voegen. Dit bewijs hoeft niet authentiek te zijn.
Besluit:
Het Comité is van mening dat indien de algemene vergadering vaststelt dat ze niet in getal is om geldig te beraadslagen, deze ontstentenis moet worden vastgesteld in de notulen van de vergadering en de zitting moet worden opgeheven. Het is echter geen verplichting dat deze notulen authentiek worden opgemaakt.
[1] Bijvoorbeeld : de fusie- en splitsingsakten, de inbreng in de BV zonder uitgifte van nieuwe aandelen, de vereisten van de hypothecaire openbaarmaking indien onroerende rechten worden ingebracht of overgedragen, …
[2] DE BAUW F., Les assemblées générales dans les sociétés anonymes, Brussel, Bruylant, 1996, nr. 367, 166; RESTEAU CH., BENOîT-MOURY A. ET GREGOIRE A., Traité des Sociétés Anonymes, Tome II, Bruxelles, Swinnen, 1982, nr. 1286, 483; FRANCK P.A, Manuel pratique des assemblées générales d’actionnaires dans les sociétés anonymes, Bruxelles, Editions l’ Avenir, 1944, nr. 546, 199.
[3] RESTEAU CH., Traité des Sociétés Anonymes, Deel II, Polydore Pée, Brussel, 1933, nr. 1286, 412-413.